Mã vạch dành cho người bán trên Shopee là gì?

Khi quy mô gian hàng tăng từ vài đơn lên hàng trăm đơn mỗi ngày, việc nhặt hàng bằng mắt thường rất dễ dẫn đến tình trạng giao nhầm màu, nhầm size hoặc đóng thiếu sản phẩm. Hệ thống mã vạch dành cho người bán trên Shopee đóng vai trò là công cụ kiểm soát vận hành, giúp máy quét đọc dữ liệu tự động và gạch nợ tồn kho chính xác trong từng khâu. Ứng dụng mã vạch dành cho người bán trên Shopee không chỉ rút ngắn thời gian chuẩn bị hàng mà còn giảm tối đa tỷ lệ khiếu nại Trả hàng/Hoàn tiền do lỗi đóng gói. RentAds phân tích chi tiết sự khác biệt giữa tem mã SKU sản phẩm và mã vận đơn giao hàng, cùng thiết lập luồng nhặt hàng “3 giây” cho nhà bán.

Phân biệt 2 loại mã vạch dành cho người bán trên Shopee

Trong quá trình xử lý đơn hàng, người bán có thể phải làm việc với nhiều loại mã khác nhau. Hai loại thường được sử dụng để xác định sản phẩm và đơn giao là mã SKU nội bộ và mã vận đơn. Hiểu đúng chức năng của từng mã giúp hạn chế tình trạng lấy nhầm sản phẩm hoặc dán nhầm phiếu giao hàng.

Mã SKU nội bộ dùng để nhận diện từng sản phẩm

SKU (Stock Keeping Unit) là mã do nhà bán tự thiết lập để quản lý và phân biệt các sản phẩm hoặc biến thể trong kho. Chẳng hạn, cùng một mẫu áo có màu đen, trắng và ba kích cỡ khác nhau có thể được đặt các mã SKU riêng để nhân viên dễ xác định đúng sản phẩm cần lấy.

SKU không nhất thiết là mã vạch được in sẵn bởi nhà sản xuất. Nếu gian hàng sử dụng tem mã vạch nội bộ để quản lý kho, mã này có thể được in hoặc dán trực tiếp lên bao bì và gắn với SKU tương ứng. Khi quét, nhân viên có thể nhanh chóng xác định sản phẩm, màu sắc, kích thước hoặc biến thể cần lấy theo dữ liệu quản lý kho.

Mã vận đơn AWB dùng để nhận diện gói hàng

Mã vận đơn (AWB) là mã do đơn vị vận chuyển hoặc hệ thống vận chuyển tạo cho một kiện hàng. Trên phiếu giao hàng thường có mã vận đơn dạng mã vạch hoặc mã khác để đơn vị vận chuyển quét và theo dõi hành trình của gói hàng.

Thông tin trên phiếu có thể bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của người nhận cùng các dữ liệu cần thiết cho quá trình giao hàng. Mã vận đơn chủ yếu dùng để nhận diện kiện hàng trong quá trình bàn giao và vận chuyển, không có chức năng thay thế SKU trong việc xác định sản phẩm bên trong.

Phối hợp SKU và mã vận đơn để hạn chế nhầm đơn

Hai mã phục vụ hai bước khác nhau trong quy trình xử lý đơn. Nhân viên có thể dựa vào SKU để xác định đúng sản phẩm, biến thể và số lượng cần lấy từ kho; sau đó đối chiếu đơn hàng trước khi đóng gói và gắn phiếu có mã vận đơn tương ứng lên kiện hàng.

Có thể hình dung quy trình đơn giản là: quét hoặc đối chiếu SKU để lấy đúng hàng → kiểm tra sản phẩm và đơn hàng → đóng gói → gắn đúng phiếu vận đơn → quét mã vận đơn khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Nếu gian hàng sử dụng hệ thống quản lý kho hoặc máy quét mã, việc kết hợp hai loại mã giúp giảm lỗi lấy nhầm biến thể và dán nhầm phiếu giao hàng, đặc biệt khi phải xử lý nhiều đơn có sản phẩm tương tự nhau.

Phân biệt 2 loại mã quan trọng nhất trên gian hàng Shopee

Trong quá trình xử lý đơn hàng, người bán có thể gặp nhiều loại mã khác nhau. Hai loại cần phân biệt rõ là SKU nội bộ dùng để quản lý sản phẩm và mã vận đơn dùng để nhận diện kiện hàng trong quá trình giao. Hiểu đúng chức năng của từng mã giúp hạn chế lấy nhầm sản phẩm hoặc gắn sai phiếu giao hàng.

Mã SKU nội bộ dùng để nhận diện sản phẩm

SKU (Stock Keeping Unit) là mã do nhà bán tự thiết lập để quản lý từng sản phẩm hoặc biến thể trong kho. Chẳng hạn, cùng một mẫu áo có màu đen, trắng và ba kích cỡ có thể được gán các SKU riêng để nhân viên nhanh chóng xác định đúng phiên bản cần lấy.

SKU không đồng nghĩa với mã vạch được in sẵn trên sản phẩm bởi nhà sản xuất. Nếu gian hàng sử dụng tem mã vạch nội bộ, tem này có thể được in hoặc dán lên bao bì và liên kết với SKU trong hệ thống quản lý kho. Khi quét mã, nhân viên có thể tra đúng sản phẩm, màu sắc, kích thước hoặc biến thể tương ứng.

Mã vận đơn AWB dùng để nhận diện kiện hàng

Mã vận đơn (AWB) là mã được tạo cho một kiện hàng để phục vụ quá trình bàn giao và vận chuyển. Trên phiếu giao hàng, mã này thường được thể hiện dưới dạng mã vạch hoặc mã có thể quét, giúp đơn vị vận chuyển nhận diện kiện và cập nhật hành trình.

Phiếu vận đơn cũng có thể hiển thị các thông tin cần thiết cho việc giao hàng như tên, địa chỉ và thông tin liên hệ của người nhận. Khác với SKU, mã vận đơn gắn với kiện hàng và hành trình giao nhận, không dùng để xác định chi tiết sản phẩm hoặc biến thể bên trong kiện.

Phối hợp SKU và mã vận đơn để hạn chế nhầm đơn

Hai loại mã đảm nhiệm hai công đoạn khác nhau trong quy trình xử lý đơn. SKU giúp nhân viên xác định đúng sản phẩm cần lấy; mã vận đơn giúp xác định đúng kiện hàng khi đóng gói, bàn giao và vận chuyển.

Quy trình có thể thực hiện theo thứ tự: đối chiếu hoặc quét SKU để lấy đúng sản phẩm → kiểm tra sản phẩm và đơn hàng → đóng gói → gắn đúng phiếu vận đơn → quét mã vận đơn khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.

Với những gian hàng có nhiều sản phẩm tương tự nhau hoặc xử lý số lượng đơn lớn, việc kết hợp dữ liệu SKU với mã vận đơn giúp giảm lỗi lấy nhầm biến thể, đóng nhầm đơn và dán sai phiếu giao hàng.

Hướng dẫn đặt tên mã SKU giúp máy quét nhận diện nhanh

Một mã SKU tốt không cần quá dài mà cần thống nhất và dễ đọc. Khi kết hợp với tem mã vạch và hệ thống quản lý kho, cấu trúc mã hợp lý giúp nhân viên nhanh chóng xác định đúng sản phẩm, biến thể và vị trí lưu trữ mà không phải tra cứu thủ công nhiều lần.

Đặt SKU ngắn gọn, không dấu và hạn chế ký tự đặc biệt

Nên xây dựng SKU bằng chữ cái không dấu, số và một số ký hiệu đơn giản như dấu gạch ngang nếu hệ thống quản lý kho hỗ trợ. Ví dụ, sản phẩm “Áo thun nữ màu đen size M” có thể đặt mã ATN-DEN-M thay vì một chuỗi dài chứa dấu tiếng Việt.

Cách đặt này giúp mã dễ đọc khi in tem, nhập vào Excel hoặc đồng bộ giữa các hệ thống. Tuy nhiên, không nên nói rằng bắt buộc phải bỏ dấu vì “máy in sẽ lỗi phông”. Khả năng hiển thị ký tự phụ thuộc vào phần mềm tạo mã, font và thiết bị in. Việc dùng mã không dấu chủ yếu giúp giảm lỗi khi nhập, tìm kiếm và đồng bộ dữ liệu.

Quan trọng nhất là thống nhất một cấu trúc ngay từ đầu. Ví dụ có thể quy ước TENSP-MAU-SIZE, sau đó áp dụng giống nhau cho toàn bộ kho thay vì mỗi nhóm sản phẩm sử dụng một cách đặt mã khác nhau.

Đưa vị trí kệ hàng vào SKU để rút ngắn thời gian tìm sản phẩm

Nếu kho có nhiều kệ, tầng và ô chứa hàng, có thể bổ sung mã vị trí vào dữ liệu quản lý kho để nhân viên xác định nơi lấy hàng nhanh hơn. Một cấu trúc như A03-T02-O05 có thể được quy ước tương ứng với Kệ A03 – Tầng 02 – Ô 05.

Tuy nhiên, nên tách “mã sản phẩm” và “vị trí kho” nếu sản phẩm thường xuyên được chuyển kệ. Ví dụ, SKU ATN-DEN-M nên giữ nguyên dù sản phẩm được chuyển từ kệ A03 sang B01; vị trí lưu kho được quản lý ở một trường dữ liệu riêng. Cách này tránh phải đổi mã SKU và in lại toàn bộ tem mỗi khi sắp xếp lại kho.

Nếu cần kết hợp cả hai trong mã quét nội bộ, có thể sử dụng cấu trúc riêng như A03-T02-O05-ATN-DEN-M, nhưng phải có quy ước rõ ràng để nhân viên đọc mã không bị nhầm giữa vị trí và thông tin sản phẩm.

Chuẩn hóa file dữ liệu trước khi tạo và in mã vạch hàng loạt

Với số lượng SKU lớn, nên chuẩn hóa danh sách trên Excel trước khi tạo tem mã vạch. Mỗi dòng nên tương ứng với một SKU và có các trường như tên sản phẩm, SKU, màu sắc, kích thước, vị trí kho và số lượng cần in. Sau đó có thể dùng phần mềm quản lý kho hoặc công cụ tạo mã vạch hỗ trợ nhập dữ liệu hàng loạt để sinh tem.

Không nên mặc định rằng Kênh Người Bán Shopee có chức năng tải trực tiếp một file Excel chứa hàng loạt chuỗi mã vạch để tự động tạo tem. Khả năng nhập hoặc xuất dữ liệu phụ thuộc vào tính năng Shopee và hệ thống quản lý kho mà gian hàng đang sử dụng. Nếu Shopee không hỗ trợ thao tác này, file Excel có thể được dùng làm dữ liệu nguồn để tạo mã bằng công cụ quản lý kho hoặc phần mềm in tem, sau đó cập nhật SKU tương ứng trên gian hàng.

Trước khi in số lượng lớn, nên thử một nhóm nhỏ để kiểm tra khả năng quét. Mã phải được in đủ rõ, không bị nhòe hoặc co giãn sai tỷ lệ; sau khi quét thử cần đối chiếu kết quả với đúng SKU trong hệ thống. Làm bước này trước sẽ tránh phải in lại cả loạt tem khi phát hiện cấu trúc mã hoặc thiết lập máy in có vấn đề.

Các bước đóng gói hàng siêu tốc bằng súng quét mã vạch

Khi số lượng đơn tăng cao, nhân viên có thể kết hợp phiếu lấy hàng và súng quét mã vạch để rút ngắn thời gian tìm, kiểm tra và đóng gói. Quy trình hiệu quả nhất là quét để xác nhận từng sản phẩm trước khi kiện hàng được niêm phong, thay vì chỉ kiểm tra bằng mắt.

Bước nhặt hàng

Trước khi đi lấy hàng, có thể in phiếu tổng hoặc danh sách lấy hàng cho một lượt gom. Phiếu nên thể hiện mã đơn, SKU, tên sản phẩm, biến thể, số lượng và mã vạch tương ứng để nhân viên vừa di chuyển trong kho vừa quét hoặc đối chiếu nhanh.

Với nhiều đơn có sản phẩm giống nhau, nên gom theo SKU thay vì lấy từng đơn riêng lẻ. Chẳng hạn, nếu một lượt có 10 đơn cùng mua áo đen size M, nhân viên chỉ cần đến đúng vị trí, lấy đủ số lượng rồi đối chiếu lại với danh sách. Cách này giảm số lần di chuyển giữa các kệ và hạn chế bỏ sót sản phẩm.

Bước kiểm tra

Sau khi lấy hàng, dùng súng quét mã trên tem sản phẩm hoặc tem SKU để xác nhận trước khi đóng gói. Máy quét sẽ gửi mã đọc được đến phần mềm quản lý; nếu mã trùng với sản phẩm đang cần xử lý, hệ thống sẽ hiển thị tín hiệu xác nhận theo thiết lập của phần mềm.

Chỉ sau khi mã được xác nhận đúng mới cho sản phẩm vào hộp và chuyển sang bước niêm phong. Nếu máy báo sai mã, không nhận diện hoặc sản phẩm không khớp với đơn, cần dừng lại để kiểm tra SKU, màu, kích thước và số lượng thay vì bỏ qua cảnh báo. Với đơn nhiều sản phẩm, có thể quét lần lượt từng món để giảm nguy cơ thiếu hoặc nhầm hàng.

Bước đóng gói

Nếu sử dụng máy in nhiệt để in tem SKU hoặc tem mã vạch, nên chọn kích thước dựa trên lượng thông tin cần hiển thị và loại máy đang dùng. Khổ 50 × 30 mm phù hợp với tem mã nhỏ chỉ cần chứa SKU và mã vạch, trong khi khổ A6 có diện tích lớn hơn để thể hiện nhiều thông tin.

Quan trọng hơn kích thước là chất liệu tem. Giấy decal nhiệt thông thường có thể bị ảnh hưởng bởi nước, độ ẩm hoặc ma sát; nếu hàng hóa thường xuyên tiếp xúc với môi trường ẩm, nên cân nhắc decal nhiệt phù hợp hoặc vật liệu có khả năng chống nước tốt hơn. Sau khi dán, cần đảm bảo bề mặt tem phẳng, mã vạch không bị nhăn hoặc che khuất để vẫn quét được trong các bước xử lý tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp